Privacy Statement

Algemeen

1. Deze verklaring beschrijft het privacy beleid van BROESELISKE VAN VLIJMEN B.V. (KvK nr. 27267593), kantoorhoudend in Den Haag aan de Laan van Waalhaven 482 (hierna: BROESELISKE VAN VLIJMEN). Voor vragen over privacy aangelegenheden kan contact worden opgenomen met de privacyfunctionaris van BROESELISKE VAN VLIJMEN, zijnde mr. Joachim van Vlijmen.

2. BROESELISKE VAN VLIJMEN is een onderneming waarin een advocatenkantoor wordt uitgeoefend. De advocaten geven juridisch advies aan ondernemers en particulieren op uiteenlopende rechtsgebieden en voeren – zo nodig – gerechtelijke procedures voor hen. Daarnaast zijn de advocaten werkzaam als curator in door de rechtbank toegewezen faillissementen.

3. BROESELISKE VAN VLIJMEN is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie BROESELISKE VAN VLIJMEN persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij BROESELISKE VAN VLIJMEN.

Dit Privacy Statement is van toepassing op:
• cliënten van BROESELISKE VAN VLIJMEN;
• wederpartijen van BROESELISKE VAN VLIJMEN;
• alle betrokkenen in het kader van een insolventieprocedure die door een gerechtelijke instantie is uitgesproken en waarin een advocaat van BROESELISKE VAN VLIJMEN als curator of bewindvoerder is aangesteld;
• potentiele cliënten met wie BROESELISKE VAN VLIJMEN contact heeft gelegd of wil leggen;
• ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van BROESELISKE VAN VLIJMEN;
• alle andere personen die contact opnemen met BROESELISKE VAN VLIJMEN.

4. BROESELISKE VAN VLIJMEN verwerkt persoonsgegevens die u als cliënt over uzelf en/of uw wederpartij of andere betrokkene bij een geschil of zaak hebt verstrekt. Voorts verwerkt BROESELISKE VAN VLIJMEN persoonsgegevens die een gerechtelijke instantie die een insolventieprocedure heeft uitgesproken aan ons heeft verstrekt, degene die insolvent is aan ons verstrekt en/of andere (overheids)instanties en of betrokkenen aan ons verstrekken in het kader van een faillissement. Voorts verwerkt BROESELISKE VAN VLIJMEN persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek voor zover u het contactformulier invult en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen, zoals zakelijke Social Media platforms.

De volgende persoonsgegevens worden door ons verwerkt:

Persoonsgegevens door u verstrekt:
• contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van een zaak door een advocaat of een curator, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadressen, uittreksel KvK, een kopie ID als de WWFT ons daartoe verplicht en voorts alle gegevens die relevant zijn om de betreffende zaak te kunnen behandelen, zoals financiële gegevens en persoonsgegevens van een wederpartij en diens adviseur(s);
• contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren;
• contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes.

Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën.
• via Google-analytics ontvangen wij uitsluitend algemene niet tot een persoon herleidbare gegevens.
• of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt.

Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
• persoonsgegevens beschikbaar op zakelijke Social Media platforms zoals LinkedIn;
• persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster;
• rechtbanken, Ministeries, Openbaar Ministerie, Belastingdienst, onderzoeksbureaus;
• crediteuren of andere partijen betrokken bij faillissementen;
• persoonsgegevens beschikbaar op openbare (zakelijke) websites.

Rechtmatige grondslag, doeleinden en bewaartermijnen

5. BROESELISKE VAN VLIJMEN gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doelen. Hieronder worden deze doelen nader uiteengezet:

• Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische diensten door onze advocaten. Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Voorts worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
• Het uitvoeren van de taak van curator of bewindvoerder in het kader van een door de rechtbank uitgesproken insolventieprocedure.
• Het nakomen van wettelijke en door de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) opgelegde verplichtingen. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs.
• Het uitvoeren van een tegenstrijdig belang toets.
• Het onderhouden van contact met u. Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
• Het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties. We vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contract. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. Indien u later deze toestemming zou willen intrekken, is dat altijd mogelijk.
• Werving & Selectie
6. BROESELISKE VAN VLIJMEN verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één van de volgende verwerkingsgronden:
• Toestemming.
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
• In verband met de uitvoering van een overeenkomst met u of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst.
Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht nodig is.
• Nakoming van een wettelijke verplichting
De wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten een cliëntonderzoek te doen en bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort). Die gevallen waarin dat verplicht is zijn beschreven in art. 1 en 3 WWFT.
• Gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als BROESELISKE VAN VLIJMEN of een derde een gerechtvaardigd belang heeft en daarmee kort gezegd geen onevenredige inbreuk wordt maken op uw privacy. Wij hebben in die gevallen vooraf een belangenafweging gemaakt. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw zakelijke contactgegevens om relaties uit te nodigen voor seminars, events en het toesturen van nieuwsbrieven.

7. BROESELISKE VAN VLIJMEN bewaart persoonsgegevens die zij van werkgevers ontvangt niet langer dan nodig is voor de uitvoering van opdrachten, tenzij BROESELISKE VAN VLIJMEN op grond van wet-of regelgeving persoonsgegevens langer moet bewaren. Zo dienen werkgevers voor een correcte uitoefening, controle en bewaking van bepaalde rechten en aanspraken in uiteenlopende gevallen op basis van de geldende wet- en regelgeving te kunnen aantonen dat de uitoefening van rechten in overeenstemming is met de wet. Daartoe dienen relevante (dienstverband) gegevens van betrokken werknemers gedurende uiteenlopende wettelijke termijn te worden bewaard. In de gevallen waarin BROESELISKE VAN VLIJMEN de permanente controle en bewaking verzorgt voor opdrachtgevers, dient BROESELISKE VAN VLIJMEN de betreffende relevante (dienstverband)gegevens, waaronder BSN’s, te bewaren gedurende die wettelijke termijnen.

8. BROESELISKE VAN VLIJMEN kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerker) inschakelen. Daarbij sluiten wij met elke opdrachtgnemer een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG. Die verwerkersovereenkomst voldoet – net als eventuele subverwerkersovereenkomsten – aan de AVG.

BROESELISKE VAN VLIJMEN heeft verwerkers ingeschakeld voor ICT-(cloud)dienstverlening, opslag van gearchiveerde dossiers, CRM-SaaS-dienst en webhosting. Aan belanghebbenden zal BROESELISKE VAN VLIJMEN op 1e schriftelijk verzoek opgave doen van de namen van deze verwerkers.

9. BROESELISKE VAN VLIJMEN kan, door omstandigheden van het geval, genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens aan derden door te geven. In de navolgende gevallen worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:
• Bij behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met deden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij, het sluiten van een overeenkomst waarbij meerdere partijen betrokken zijn.
• Curatoren en bewindvoerders zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan het UWV, de Belastingdienst,in voorkomend geval aan het Openbaar Ministerie en/of politie en te vermelden in openbare verslagen in insolventieprocedures.
• Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.
• Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of een seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld, te weten naam contactpersoon en e-mailadres.
• Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

Beveiliging

10. BROESELISKE VAN VLIJMEN heeft, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, passende technische en organisatorische maatregelen getroffen, om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
Onder meer de volgende maatregelen zijn getroffen:
- brand- en inbraakalarm in combinatie met passend hang- en sluitwerk;
- andere dan medewerkers hebben in beginsel geen toegang tot de werkruimtes;
- ISO 27001 gecertificeerde IT-dienstverlener die op zijn beurt onder meer ISO 27001 gecertificeerde datacenters gebruikt;
- firewalling;
- systeembeveiliging door middel van VPN, gebruikersnamen, wachtwoorden en voor remote inlogging 2FA;
- back-up-beleid;
- bewustzijnsbeleid medewerkers.

11. BROESELISKE VAN VLIJMEN staat er niet voor in dat de getroffen maatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn.

Klachtenregeling

12. Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzake, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via 070-4131100.

13. Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@brvl.nl of bellen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassing privacy statement
14. BROESELISKE VAN VLIJMEN kan dit statement van tijd tot tijd aanpassen.

Versie 1.0 – 25 mei 2018